Google Workspace（旧名称: Gsuite）はGoogleが提供するグループウェア・各種ソフトウェアの総称サービスです。小規模な企業（数人〜数十人程度を想定）がメールサーバーをGoogleに変更するには、Google Workspaceを利用する必要があります。小規模な企業はパソコンにインストールされるデスクトップ型のメールソフトを使っていることもまだ多いですが、そんな会社がメールサーバーをGoogleに乗り換えることで得られるメリットやデメリットについてご紹介します。
利用できる各種ツール
2021年4月時点で利用できるアプリケーション一覧です。
- Gmail
- Meet（オンラインミーティング用ビデオ会議）
- Chat
- カレンダー
- ドライブ（同期・共有可能のクラウドストレージ）
- ドキュメント（ワードのような文書作成）
- スプレッドシート（エクセルのような表計算）
- スライド（パワーポイントのような資料作成）
- フォーム（ウェブ上で作成できるアンケートやフォーム）
- サイト（ウェブサイト作成）
- Keep（メモやリスト）
- Apps Script（各種ツールの連携・拡張のためのスクリプト言語）
- Cloud Search（Google Workspace上全体の検索）
その他、各アカウント・セキュリティを管理できる管理画面や組織のデバイスを管理できるエンドポイント管理、データの保管設定ができるVaultなどがあります。
小規模な組織だと全部使いこなすというよりは、いくつか主要となる機能を使うだけでも十分かと思います。その中でもやはり大きい機能はメールでしょう。
デスクトップのメーラーを卒業しブラウザ上で管理する
少し前まではデスクトップでメーラーを利用して、ローカル側（自分が使っているパソコン等）でメールを受信・送信していたのが主流でした。この場合はメールサーバーにメールが届いていないかどうか定期的に確認し、あればローカル側にダウンロードします。管理している端末が複数ある場合は複数ダウンロードします。（POPの場合）
サーバー側の容量も限界があるため、長年使っているとメールサーバーの容量がいっぱいになってしまいます。そうすると、相手からメールを送信されても受信できずに相手にエラーとなって返ってきてしまいます。自分は受信できないので、別の連絡手段で連絡してもらったりしてメールサーバーの容量がいっぱいだったことに気づきます。（メール管理者に連絡がある場合等も有る）
それにより、過去の不要なメールを削除して、メールサーバーの容量を確保していました。そもそもそうならないようにローカルにダウンロードした時点で削除する設定にしている人も多くいたと思います。
一方、Google Workspaceに含まれているGmailはデスクトップ方のアプリケーションではなく、ブラウザで利用するメールサービスです。企業がGoogle Workspaceを使うのに一番大きな壁はメールだと思うのですが、今デスクトップ方のメールソフトを使っている場合、メール環境が大きく変わります。個人でGmailを使っている場合も多いと思いますが、同じようにブラウザでメールを管理するようになるため、「今まで使っていたように使えるか不安」「新しい使い方を覚えないといけない」「ブラウザでメールソフトを使うイメージが湧かない」等あると思います。
確かに、今まで慣れ親しんだツールを手放して新しい環境へ移行するのはストレスがかかりますし、容易ではないかもしれません。しかしそれ以上に便利で安心な環境になることで今以上のメリットがある可能性があります。
小規模な企業がGmailを使うことのメリットとデメリット
ローカルのデスクトップ型メールソフトを使っていた企業がGoogle WorkspaceのGmailを使うことで得られるメリットです。
- 強力な検索やフィルタリング等便利で安全なGmailを業務に使える
- Googleの堅牢なセキュリティに守られる
- パソコンとスマートフォンなど、複数台でメール管理できる
- ログインできればメール環境が再現できるためリモートワークにも最適
- ローカルにダウンロードしないため一元管理できる（どこからアクセスしても同じ状態）＆端末の容量を逼迫しない
- 共用メールサーバーでありがちだったスパムメールに判定されて届かない or 迷惑メールボックスに届いてしまうといったことがなくなる
- ファイルを送信する際はGoogle Driveに保存されたファイルを共有することができるため、添付サイズオーバーで送れないということや、自分も相手も無駄な容量を使わずに済む
- メールログを管理画面から確認できる
一方、デメリットです。
- 慣れ親しんだツールから変更するため多少の学習コストがかかる
- 最低一人当たり¥680、ビジネスの通常利用だと¥1,360が毎月かかる
- 既存のメールアドレスを使い続ける場合は中断なくメールを使い続けるため設定に注意
- 過去のメールの移行をしたい場合は可否も含めて移行対応が必要
- メーリングリストを使っている場合はGoogleグループを使って作る必要があり、使い方や設計思想が少し特殊
- 管理コンソールはできることがたくさんあるためわからないうちはサポートに聞く必要がある（丁寧な返事をくれますし、メール履歴に残るので後で見返せる）
Google Workspaceの費用
月額で一人あたりにかかる費用です。
ストレージ容量がどのくらいかによって変わってくる所かと思います。¥680だと安く始められますが、容量が30GBですので組織によっては少ないと感じるでしょう。容量はDriveに保存されたファイルだけでなくGmailやGoogleフォトといったすべてが対象となります。今のメールボックスの容量や、仕事で利用しているファイルの合計サイズを確認してみて、明らかに足りないようであれば¥1,360のプランを検討します。これであれば2TBまで可能なので、おそらく小規模な組織であれば十分です。
まとめ
以上、小規模な組織がGoogle Workspaceを使ってクラウドメール環境に移行した場合の説明でした。導入したい人にとっては魅力が大きい場合でも、懸念点が残るため移行に慎重な場合もあります。どっちが悪いというわけではなく、どっちも正しい場合が多いので、利点と問題点をひとつずつ見ていき納得することが重要です。
コメントを残す