ウェブサイトやECサイトの新規構築やリニューアル、システム開発案件などで欠かせないのが工程表です。こういった資料があることでよりスケジュール遅延のないプロジェクト管理に繋がります。ウェブディレクターやサイト制作者の立場でまだ利用していない方は是非利用することをおすすめします。
工程表があることで、どのタスクをいつからいつまでに実施しないといけないのか、誰がそのタスクを担当するのか、といったことが明確になります。また、スケジュール通りに進んでいるのか、遅れていないかがわかり、遅れている場合はスケジュール変更が必要なのか、巻き返せるのかといった検討を行うべきかの判断材料になる便利なツールです。
あわせて、ご自由に使えるテンプレートを用意しましたので必要に応じてご利用ください。
工程表は組織・プロジェクトに合わせて使いやすいように作る
基本的な工程表の作り方は以下です。
- 各タスクを洗い出し、必要な工期・日数を定める
- 誰がそのタスクを行うのか明確にする
- タスクと必要日数をスケジュールに割当てる
タスクを洗い出す際に、「どこまで細かくタスクを作成するのか」という問題がよく出ます。例えばデザイン作業であれば単に「デザイン制作」とひとくくりとするのか、「トップページデザイン制作」「会社概要ページデザイン制作」のように各画面まで書き出すのか、ということです。細かく洗い出すと抜けがなくなりますが、工程表の目的は「公開を予定通り進める」「リニューアル実施日を決定日に行う」といったことにあるため、個人的には些末な事柄にこだわるよりもある程度のタスク粒度でまとめておいたほうが管理・運用の点において利点が多いと思います。とはいえ、各個人が進めやすいやり方が望ましいです。
工程表を作成できるツールは色々あるがなぜ Google スプレッドシートなのか
今回の工程表は Google スプレッドシートを使って作成しています。Google スプレッドシートを採用している理由は、関係者が利用するのにハードルが高くないためです。例えば Backlog はより高機能なガントチャート機能があり利用できるのですが、まず Backlog アカウントを作る必要がありますし、Backlog のその他の機能が色々あるが故に、全員ではないにしろ無意識に「使いにくそうだな」と思われてしまう懸念があります。
その点 Google スプレッドシートであれば通常の業務で利用している可能性が非常に高く、アカウント作成がクリアできている点が挙げられます。またファイルの URL を共有すれば他の機能等へのアクセスは考えなくていいため、利用の心理的ハードルはまずないといっていいでしょう。共有する場合もメールアドレスを教えてもらうだけです。
関係者の中には、プロジェクトの担当者として編集権限を与えて資料を共同で作り上げる必要がある人もいれば、外部協力会社等の閲覧だけできればいい人もいたりするため、権限を分けられるのも便利です。また Google スプレッドシートは共有するファイルと共有しないファイルというように、ファイルごとに共有できるため共有不要なファイルは共有しないで済みます。
サンプル工程表（テンプレート）のダウンロード
本記事でご紹介したサンプル用の工程表を Google スプレッドシートにて公開しています。テンプレートとして利用できるため、ご自由に改変していただいて構いません。特に事前の許諾も不要です。（コメントで一言いただけると励みになります）
ご自身のスプレッドシートにコピーする場合は「ファイル」→「コピーを作成」で自分の領域に複製され、編集可能になります。
タスクを入れ子構造にする・開始日と終了日を追加する、日付を自動で表示される関数に変更するなど、使いやすいように変えて使ってください。こんなふうに使った、自分はこうやって変更した、などあればコメントいただけると参考になります！
ウェブサイト新規構築やリニューアル、システム開発といったプロジェクトがうまく進む一助となれば幸いです。
コメントを残す